Een eventlocatie kiezen lijkt makkelijk, maar in de praktijk komen er veel details bij kijken. De juiste locatie bepaalt voor een groot deel hoe jouw event gaat verlopen. Waar let je op als je een geschikte locatie voor jouw event zoekt? In dit artikel lees je zes punten om mee te nemen in je keuze.
1. Bereikbaarheid van de eventlocatie
Een goed bereikbare eventlocatie verlaagt de drempel voor bezoekers om zich in te schrijven én daadwerkelijk te komen. Let daarom op:
- Bereikbaarheid met de auto en het openbaar vervoer
- Afstand tot snelwegen en knooppunten
- De aanwezigheid van duidelijke bewegwijzering in de omgeving
Zeker bij zakelijke events wil je dat gasten eenvoudig naar de locatie kunnen reizen.
2. Parkeren en logistiek
Naast bereikbaarheid is parkeren een belangrijk selectiecriterium voor een eventlocatie. Controleer daarom:
- Is er voldoende parkeergelegenheid op piekmomenten?
- Hoe is de logistieke toegang voor leveranciers, op- en afbouw?
Een eventlocatie die goed is ingericht op logistiek en parkeren voorkomt frustratie bij zowel bezoekers als leveranciers.
3. Capaciteit en indeling van de zalen
Bij het kiezen van de meest geschikte eventlocatie is capaciteit vaak het eerste waar je naar kijkt. Minstens zo belangrijk is de indeling:
- Wat is de maximale capaciteit in verschillende opstellingen (theater, school, diner, beursvloer)
- Mogelijkheid tot het creëren van subruimtes of break-outzalen
- Ruimte voor registratie, catering en stands
Let erop dat de ruimte niet te krap is, maar dat je ook niet ‘verloren’ staat in een veel te grote hal. Vraag desnoods plattegronden of loop de routing eens door.
4. Techniek en faciliteiten in de eventlocatie
Professionele techniek en faciliteiten zijn onmisbaar voor een soepel verlopend event. Vraag bij het vergelijken van eventlocaties altijd naar:
- Standaard aanwezige AV-techniek (licht, geluid, schermen, wifi)
- Podium, meubilair en mogelijkheden voor branding en signage
- Ondersteuning door een ervaren technisch team of eventmanager
Maak duidelijke afspraken over wat inbegrepen is en wat optioneel is, zodat je niet voor onverwachte kosten komt te staan.
5. Catering en hospitality
Bezoekers ervaren de kwaliteit van jouw event ook via eten, drinken en gastvrijheid. Bij het kiezen van een eventlocatie is het daarom slim om te letten op:
- Kwaliteit en variatie in catering (inclusief vegetarisch, vegan en dieetwensen)
- Aanwezigheid van een receptie of een ander punt waar vragen gesteld kunnen worden
- Gastvrijheid en ervaring van het operationele team op de vloer
Een goede eventlocatie denkt met je mee over het volledige hospitality-concept, zodat de beleving van je gasten klopt van binnenkomst tot vertrek.
6. Sfeer, uitstraling en merkbeleving
Tot slot moet de eventlocatie passen bij jouw organisatie en doelgroep. Let daarbij op:
- De basisuitstraling van de locatie (industrieel, zakelijk, informeel, creatief)
- Mogelijkheden om de ruimte in jouw huisstijl te branden
- Aanwezigheid van daglicht of juist volledige verduistering voor presentaties
Plan bij voorkeur een rondleiding op een moment dat er een event wordt opgebouwd of draait. Dan zie je het echte gebruik van de locatie en kun je beter inschatten of de sfeer bij jouw concept past.
Evenementenhal als eventlocatie
Ben je op zoek naar een geschikte eventlocatie in Nederland voor jouw beurs, congres of bedrijfsbijeenkomst? Bij Evenementenhal in Gorinchem en Hardenberg denken we dagelijks mee met eventplanners over bereikbaarheid, capaciteit, routing, techniek en beleving.
Wil je ontdekken of één van onze locaties past bij jouw event en hoe wij bovenstaande punten oppakken?
Plan een rondleiding of stel je vraag via de gegevens op onze contactpagina.